Online communiceren in welzijnswerk, sociaal werk en geestelijke gezondheidszorg

beslishulp voor organisaties, beroepskrachten en stagiairs in coronacrisistijden

versie 19 juni 2020

In crisistijden is snelle en duidelijke besluitvorming nodig. Nu face-to-facecontacten beperkt zijn, vormt online communiceren een alternatief voor welzijnswerk, sociaal werk en geestelijke gezondheidszorg.

De sense of urgency is groot. Deze beslishulp helpt je te kiezen om snel de juiste online communicatietools in te zetten. Je vindt ook inspirerende voorbeelden van online veerkracht in de sector.

1. Hoe stimuleer je online contact tussen individu en omgeving?

Voorbeelden:

  • contacten met bewoners van woon-zorgcentra
  • contacten tussen patiënten in ziekenhuizen die geen bezoek mogen ontvangen.

Deze gebruiksvriendelijke tools kan je overwegen:

voor geschreven contact:

voor videocontact:

  • Filmpje opnemen en verzenden via e-mail of social media
  • Facebook Messenger
  • Facetime (op iPhones van Apple)
  • Hangouts-Google – als je een google-account hebt
  • Microsoft Teams – gemakkelijk chatten, beeldbellen en bestanden delen combineren
  • Slack
  • Signal (op Androidtoestellen, iPhones en pc)
  • Skype – wellicht de bekendste – extra voordeel = typechat. Nadeel = account aanmaken
  • WhatsApp – enkel via je gsm, niet via computer.
  • Whereby – gemakkelijk videobellen = je moet op je smartphone geen app downloaden!
  • Zoom – gratis en vlot (beperking tot 40 minuten om met meerderen te zoomen, wordt in coronacrisis opgeheven)
  • Jitsimeet

voor auditief contact:

  • Telefoon
  • Bellen of spraakopnamebericht via berichten op smartphone of WhatsApp
  • Skype zonder beeld

voor stilstaande beelden:

Een filmpje met een boodschap of een instructie opnemen en verzenden via Youtube, Vimeo, e-mail en chat-tools:

Online matchen van hulpvraag en (vrijwillig) aanbod:

2. Hoe communiceer je als beroepskracht online met je cliënt?

Als je als hulpverlener of zorgverstrekker online communiceert, staat volgende vraag centraal:

‘Zal de online communicatie privacy-gevoelige gegevens bevatten?’

In deze context wordt vaak verwezen naar de GDPR, de geüpdate privacy-wet. Communicatietools kunnen conform deze wet werken of niet (of het is niet gekend).

Onlinehulp-Vlaanderen

2.1. Online communiceren als hulpverlener/zorgverstrekker zonder privacygevoelige info

Wat kan het doel zijn van die communicatie?

  • algemene info delen
  • een afspraak met een cliënt maken of verplaatsen
  • een herinnering sturen aan een cliënt

… kortom: online communiceren waarbij geen privacygevoelige gegevens worden uitgewisseld.

Gebruik dan alle tools die we hierboven opsomden.

Gebruik je social media (bijvoorbeeld Facebook)?

Communiceer dan vanuit een beroepsprofiel en niet vanuit je privéprofiel.

En uiteraard denk je na over de inhoud van je posts, want ook tijdens #corona blijven we mediawijs.

2.2. Online communiceren als hulpverlener/zorgverstrekker met privacygevoelige info

Zodra in online communicatie privacygevoelige info wordt uitgewisseld, zet je in welzijn en zorg veilige onlinetools in.

pricavyveilig e-mailen

Wil je persoonlijke info van en over cliënten veilig via e-mail versturen?

Mail die info via een versleutelde pdf in bijlage verzenden.

Hoe maak je een versleutelde pdf?

Sla je word-document op als een pdf. Bij de opties klik je aan: ‘document met een wachtwoord versleutelen’. Je cliënt kan die pdf dan enkel openen als hij/zij ook het wachtwoord kent.

Dit wachtwoord stuur je dus niet mee in de e-mail met het document.

privacyveilig chatten

(Anoniem) chatten vanuit een beveiligde omgeving kan enkel met een professionele tool. Vlaamse welzijnsorganisaties werken met de volgende beveiligde chattools:

Registreer je voor het e-learningpakket over professioneel chatten in welzijn en zorg

Realiseer je zelf geen chathulp, verwijs dan naar ander chathulpaanbod. Dat is al een sterke vorm van dienstverlening! Vele chathulplijnen hebben hun aanbod uitgebreid in deze coronacrisistijd.

beeldbellen met aandacht voor persoonsgevoelige gegevens

Vooraf:

  1. tegenstrijdige overheidsaanbevelingen:

2. gratis of betalend

Sommige beeldbeltools die hierna genoemd worden hebben een gratis versie. Een betalende versie biedt hoe dan ook een betere beveiliging.

beeldbeltools die mogelijk beschikbaar zijn in je online samenwerkingsplatforms:

  • Microsoft teams – op voorwaarde dat het gebruik in welzijnswerk en gezondheidszorg via de ‘dataverwerkingsovereenkomst’ geregeld is en eventueel bijkomende licenties zijn aangevraagd
  • G-suite van Google – als het gebruik in welzijnswerk en gezondheidszorg via de ‘dataverwerkingsovereenkomst’ geregeld is en eventueel bijkomende licenties zijn aangevraagd kan je veilig ‘hangout meets’ gebruiken

professionele beeldbeltools voor bedrijven en organisaties:

  • Jitsimeet – voor extra veiligheid (zeker voor gesprekken met meer dan twee) kan je Jitsimeet best op een eigen server zetten
  • Licom – wordt reeds gebruikt door enkele organisaties die personen met een beperking ondersteunen
  • Signal – enkel voor 1-op-1-gesprek
  • Vectera – Belgische start-up die beeldbellen aanbiedt … nu aangevuld met een afsprakenplanner
  • Whereby – heel gebruiksvriendelijke tool … de cliënt moet niets downloaden – Betalend voor een professionele account. Voor de gratis en Pro-accounts beschouwt Whereby zichzelf als verwerkingsverantwoordelijke en behouden zijzelf het volledige zeggenschap over de gegevens die ze verwerken. Je hebt dus geen duidelijke verwerkingsovereenkomst tussen je organisatie en deze beeldbelaanbieder. Whereby kan dus wel veilig zijn maar je hebt steeds de Business-versie nodig om GDPR-proof te zijn.
  • Zoom (betalend) – voor individuele of groepsgesprekken. Deze Zoom is ‘GDPR-compliant’ met twee bedenkingen: je kan geen ‘dataverwerkingsovereenkomst’ afsluiten. ‘t Is ook niet duidelijk of die op Europese servers draait. De gewone zoom-versie is niet ‘healthcare compliant’ – Zoom for Healthcare is dat wel (maar is duurder) – LET OP: Vanaf 1 juni 2020 beperkt de gratisversie van ZOOM de groepsgesprekken weer tot 40 minuten !!

professionele beeldbeltools specifiek voor welzijnswerk, sociaal werk of (geestelijke) gezondheidszorg:

  • Advelox– focus op medische zorg – gratis eerstkomende 6 maanden. 
  • Click doc – specifiek gericht op zorgverleners
  • Facetalk – betalend maar gratis testaccount – voor gesprekken op afspraak
  • Kara Connect – laagdrempelig systeem op maat van zorgprofessionals
  • Mobilea – rond beeldbellen is een ruimer online zorgsysteem beschikbaar
  • Praatbox– gratis – met duidelijke handleiding voor veilig beeldbellen . De aanbieder vind je bij de privacy-info.
  • Therapieland zorgt voor een nieuwe beeldbeltool binnen hun online-aanbod voor geestelijke gezondheidszorg
  • Webcamconsult (gratis proefaccount) – voor gesprekken op afspraak en met open beeldbeluur

De info over deze beeldbeltools werden verzameld via …

Wil je snel op weg met veilig beeldbellen met cliënten ?

Snel beeldbellen opstarten in hulp en zorg

  • 3 instructiepresentaties
  • antwoorden op veelgestelde vragen
  • methodiekhandleiding voor professioneel beeldbellen
  • getuigenissen
  • sjabloon en voorbeelden van ‘informed consents voor beeldbellen.

Link  

  • Beeldbellen voor hulpverleners – UC Leuven Limburg neemt de beeldbeladviezen over en concretiseert ze in een stappenplan.
  • Advies zakelijke beeldbelapps in de zorg – Nederlandse brochure over privacy met uitgebreide bespreking van 7 beeldbeltools
  • Registreer je op SIMBA – alles over Succesvol Implementeren van Beeldbellen in Ambulante hulp en zorg. Hier vind je onder andere een vergelijkend overzicht van professionele beeldbeltools en een uitgebreide beslishulp welke beeldbeltool je best kiest.

Digitale zorgplatformen (voor thuiszorg en ouderenzorg)

  • Quli: een digitaal zorgplatform 
  • Familienet: voor communicatie tussen voorziening, bewoners en familie. nu gratis voor 4 maanden
  • 25-8: zorgtelefoon met beeld voor contact met naasten in woonzorgcentra

Onlinehulpprogramma’s voor geestelijke gezondheidszorg en verslavingszorg

‘In uw kot blijven’ en ‘physical distancy’ doen het aantal zorgvragen rond onze geestelijke gezondheid stijgen. Vanzelfsprekend kan je cliënten daarrond doorverwijzen naar huisartsen en eerstelijnspsychologen.

Toch een overzicht van een aantal relevante online info-, zelfhulp- en/of begeleidingsprogramma’s …

… rond geestelijke gezondheid:

  • Fit-in-je-hoofd – een stappenplan en oefeningen om mentale veerkracht bij volwassenen te versterken
  • Noknok – informatie en opdrachten voor jongeren om zich goed in hun vel te voelen
  • vaardigleven.be – een online toolkit om om te gaan met mentale obstakels die je geluk in de weg staan
  • depressiehulp.be – info, zelfhulp en online begeleiding rond angst en depressie
  • zelfmoord1813.be/zelfhulp – een online zelfhulpcursus, forum, safety plan en apps om met zelfmoordgedachten te leren omgaan

… rond verslaving:

  • druglijn.be – online info, tests en zelfhulptools rond omgaan met druggebruik
  • alcoholhulp.be – online info, zelfhulp en begeleiding voor mensen met een alcoholverslaving
  • cannabishulp.be – online info, zelfhulp en begeleiding als je worstelt met cannabisgebruik
  • gokhulp.be – online info, zelfhulp en begeleiding als je wil minderen of stoppen met gokken

Andere veilige online communicatietools

Vanzelfsprekend zijn er nog andere veilige online communicatietools met cliënten mogelijk: chatbots, (begeleide of gemodereerde) fora, … Zulke tools ontwikkelen kan je echter niet van vandaag of morgen. Ze vergen een langetermijnplanning.

3. Hoe communiceer je online met groepen?

Vanuit sociaal werk en welzijnswerk werken we ook met groepen en gemeenschappen. Hoe bereik je hen online?

Enkele verzamelsites:

4. Nog meer inspiratie?

Inspirerend online communiceren in coronacrisis

Meer dan 75 inspirerende online initiatieven uit welzijnswerk, sociaal werk en geestelijke gezondheidszorg in deze coronacrisis.

link

Nog meer concrete inspiratie vind je onder andere bij:

5. Meer support nodig?

Heb je een concrete vraag over het inzetten van onlinetools voor het communiceren met individuen of hun context ?

Stuur dan je concrete vraag (met de nodige info over de organisatiecontext van waaruit je de vraag stelt) per mail naar …             

… philippe.bocklandt@arteveldehs.be (Netwerk Onlinehulp Vlaanderen)

… olaf@steunpuntgg.be (Olaf Mindermann van Steunpunt Geestelijke Gezondheid)

… sandra.beelen@samvzw.be (SAM – steunpunt Mens en Salenleving)

Je zal dan zo snel mogelijk en zeker binnen de drie werkdagen een antwoord verwachten.

Je kan deze beslishulp voor het online communiceren in welzijn en zorg in coronacrisistijd downloaden.

Download