Beeldbellen opstarten in hulp en zorg in coronacrisis

1. Drie instructiepresentaties om snel beeldbellen op te starten

Beeldbeltool kiezen voor hulp en zorg in coronacrisis

In deze instructiepresentatie komen 4 elementen aan bod:

  • de sense-of-urgency
  • cliënten stimuleren om te beeldbellen met hun omgeving
  • een professionele beeldbeltool kiezen voor hulp- en zorggesprekken
  • links naar meer info

open hier de videopresentatie                     download hier de powerpoint

Professioneel beeldbellen in hulp en zorg

In deze instructiepresentatie komen 6 elementen aan bod:

  • de sense-of-urgency
  • aandachtspunten bij het maken van een beeldafspraak
  • aandachtspunten in het gespreksverloop
  • we beeldbellen met meer dan 2
  • extra aandachtspunten
  • links naar meer info

open hier de videopresentatie                   download hier de powerpoint

Beeldbellen en GDPR

In deze instructiepresentatie komen 6 elementen aan bod:

  • de sense-of-urgency
  • 4 pijlers van GDPR
  • 2 x persoonsgegevens
  • informed consent
  • omspringen met beeldbeldata
  • links naar meer info

open hier de videopresentatie                    download hier de powerpoint

Heb je een vraag over (snel) professioneel beeldbellen in welzijnswerk, sociaal werk of geestelijke gezondheidszorg?

Bekijk eerst de rubriek ‘veelgestelde vragen’ hieronder.

Vind je daar geen antwoord, e-mail naar philippe.bocklandt@arteveldehs.be 

Zo snel mogelijk en zeker binnen de drie werkdagen krijg je antwoord.

2. Veelgestelde vragen

— update 4 mei 2020 —

Deze rubriek wordt uitgewerkt rond twee grote thema’s:

  • Welke beeldbeltool kiezen voor welzijnswerk, sociaal werk en geestelijke gezondheidszorg ?
  • Hoe ga ik professioneel aan de slag met beeldbellen in welzijnswerk, sociaal werk en geestelijke gezondheidszorg?

Welke beeldbeltool kiezen voor welzijnswerk, sociaal werk en geestelijke gezondheidszorg ?

Heb aandacht voor de metadata.

Bij een beeldbelgesprek worden mogelijks twee soorten data verzameld: enerzijds de inhoud van een gesprek en anderzijds de metadata van een gesprek:

  • wie er met wie contact heeft,
  • op welk moment,
  • vanaf welk netwerk,
  • IP-adres, op welk tijdstip

Deze laatste gegevens lijken onschuldig, maar ze kunnen door commerciële partijen gebruikt worden. Dus zelfs al wordt een gesprek niet opgenomen. Het moet duidelijk zijn wat er met metadata gebeurt.

GDPR

Alle persoonsgevoelige gegevens moeten binnen de Europese Economische Ruimte (EER) verwerkt worden. Er zijn veel zakelijke beeldbel-applicaties beschikbaar die origineel van Amerikaanse afkomst zijn. Voor deze applicaties is het van belang te controleren of zij voldoen aan de GDPR-wet- en regelgeving en dit af te zetten tegen de Amerikaans wet- en regelgeving.

Onderscheid zakelijk en particulier account

Zakelijke accounts worden betaald en hier worden gerichte afspraken over beveiliging gemaakt. Je betaalt als het ware voor een veiliger tool. De particuliere accounts zijn over het algemeen gratis. In de regel kun je (meestal) stellen dat je betaalt met je data wanneer je niet betaalt met geld. In deze crisistijd gaat dat niet helemaal op, omdat veel beeldbelaanbieders hun software (tijdelijk) gratis beschikbaar stellen.

Configuratiemogelijkheden

De meeste applicaties bieden een organisatie ruimte om een aantal zaken zelf te configureren. Dat is in basis heel prettig, maar heeft wel gevolgen voor de snelheid waarmee de applicatie in gebruik genomen kan worden. Daarvoor moet je wel de nodige expertise in huis hebben.

Verwerkersovereenkomst

Een tool kan op zich zelf veilig zijn, maar vraagt de nodige inrichting om daadwerkelijk compliant te zijn. Een van de onderdelen die daarbij aandacht nodig heeft, is de verwerkersovereenkomst als onderdeel van het contract. Hierin worden afspraken gemaakt wat de verwerker (de leverancier van de tool die je kiest in dit geval) doet met de data die je gebruikt en wat zij daar wel/niet mee mogen doen. Hiermee houdt je als organisatie controle en eigenaarschap over de gegevens en kun je veilig en verantwoord gebruik maken van bepaalde mogelijkheden.

(Met dank aan M&I – Advies zakelijke beeldbelapps in de zorg)

De eerste vraag is: waarvoor wil ik die tool gebruiken?

Enkele vragen kunnen je op weg helpen om een keuze te maken

  • Wil je die beeldbeltool aanbevelen aan cliënten om te beeldbellen met hun omgeving?
  • Wil je via die beeldbeltool privacygevoelige informatie uitwisselen?
  • Wil je betalen voor een veilige beeldbeltool?

De tweede vraag is: wat moet ik met die beelbeltool kunnen doen?

Enkele vragen kunnen je op weg helpen om een keuze te maken

  • Moet je met meer dan 1 gesprekspartner (bijv. naast de cliënt ook een tolk of een mantelzorger) tegelijk kunnen beeldbellen?
  • Moet je de beeldbelafspraak in de beeldbeltool zelf kunnen inplannen?
  • Moet je via de beeldbeltool ook een ‘open beeldbeluur’ kunnen organiseren. Dat betekent dat je beschikbaar bent en dat de cliënt zelf kiest of en wanneer hij contact opneemt.
  • Moet je tijdens het beeldbellen je scherm kunnen delen?
  • Moet je tijdens het beeldbellen met elkaar kunnen chatten (om info of links door te geven)?
  • Moet je documenten kunnen delen?
  • Moet je (samen) tijdens het beeldbellen op een whiteboard kunnen werken, tekenen, …?
  • Moet je het beeldbelgesprek kunnen opnemen? (LET OP: dit vergt nogal wat GDPR-afspraken met de beeldbelaanbieder en met de cliënt)

In deze coronacrisis is er heel wat dynamiek bij de aanbieders van beeldbeltools.

En dat op verschillende terreinen:

  • Nieuwe tools worden ontwikkeld;
  • Bestaande tools worden doorontwikkeld voor welzijnswerk, sociaal werk en gezondheidszorg;
  • Andere tools worden opgeschaald voor breder gebruik;
  • Tools die betalend zijn worden plots 4 maand gratis;
  • Tools heffen hun beperkingen op (bijv. beeldbellen in groep max. 40 minuten).

De concurrentie tussen tools maakt bovendien dat populaire gratis tools onder vuur komen te liggen door (betalende) concullegatools en werken hun GDPR-regeling bij.

Elke dag verandert het aanbod.

Daarom is het niet evident één of enkele tools naar voor te schuiven.

Bovendien zijn de verwachtingen wat je met zo’n tool moet kunnen, heel verschillende in diverse sectoren van welzijnswerk, sociaal werk en geestelijke gezondheidszorg.

Als je een cliënt wil stimuleren om te beeldbellen met zijn omgeving of als je als professional geen privacy-gevoelige gegevens uitwisselt tijdens het beeldbelgesprek, dan kan je volgende tools overwegen:

  • Facebook Messenger
  • Facetime (op iPhones van Apple)
  • Hangouts-Google – als je een google-account hebt
  • Microsoft Teams – gemakkelijk chatten, beeldbellen en bestanden delen combineren
  • Slack
  • Signal (op Androidtoestellen, iPhones en pc) – enkel 1-op-1gesprekken
  • Skype – wellicht de bekendste
  • WhatsApp – enkel via je gsm, niet via computer.
  • Whereby – gemakkelijk videobellen … je moet op je smartphone zelfs geen app downloaden!
  • Zoom – gratis en vlot (de beperking tot 40 minuten als je met meerderen zoomt, is tijdens de  coronacrisis opgeheven)
  • Jitsimeet

Als je een professionele beeldbeltool wil inzetten, heb je keuze uit drie soorten:

beeldbeltools die mogelijk beschikbaar zijn in je online samenwerkingsplatforms:

  • Microsoft teams– op voorwaarde dat je de GDPR goed hebt bekeken en bijkomende licenties hebt aangevraagd
  • G-suite van Google– als je als organisatie de nodige licenties hebt aangevraagd kan je veilig ‘hangout – meets’ gebruiken

professionele beeldbeltools voor bedrijven en organisaties:

  • Jitsimeet– bruikbaar en veilig op voorwaarde dat je ’t op je eigen server installeert waardoor je zelf beheer hebt op je data
  • Licom– wordt reeds gebruikt door enkele organisaties die personen met een beperking ondersteunen
  • Vectera– Belgische start-up die beeldbellen aanbiedt … nu aangevuld met een afsprakenplanner
  • Whereby– Gebruiksvriendelijke tool uit Noorwegen. Niet specifiek afgestemd op de zorg. Gratis of betalend voor een professionele account. 
  • Zoom (gratis of betalend) – voor individuele of groepsgesprekken. Deze Zoom is ‘GDPR-compliant’ maar niet ‘healthcare compliant’ – Zoom for Healthcare is dat wel (maar is betalend en duurder) –
  • Let er op dat je niet op ZOOM inlogt via Facebook

professionele beeldbeltools specifiek voor welzijnswerk, sociaal werk of (geestelijke) gezondheidszorg:

  • Advelox– focus op medische zorg – gratis eerstkomende 6 maanden.  
  • Facetalk– betalend maar gratis testaccount – voor gesprekken enkel op afspraak
  • Kara Connect– laagdrempelig systeem op maat van zorgprofessionals, afkomstig uit IJsland
  • Mobilea– rond beeldbellen is een ruimer online zorgsysteem beschikbaar
  • Praatbox– gratis – nu met duidelijke handleiding voor veilig beeldbellen
  • Therapieland zorgt voor een nieuwe beeldbelaanbod binnen hun online-aanbod voor geestelijke gezondheidszorg
  • Webcamconsult (gratis proefaccount) – voor gesprekken op afspraak en met open beeldbeluur

Er is inderdaad nogal wat te doen rond de vraag of ZOOM GDPR-proved is.

Dat komt vooral omdat het een veelgebruikte gratis (of goedkopere) beeldbeltool is. Het zijn dan ook (betalende) concurrenten die ZOOM in een negatief daglicht willen stellen.

Maar op basis van die kritiek maakt ZOOM het beeldbelaanbod ook steeds veiliger.

We gaan beknopt in op twee vragen:

  1. Hoe gaat Zoom om met privacy en security?

Zoom kwam in opspraak omdat het data van gebruikers zou delen met Facebook. Dit werd onder andere mogelijk gemaakt doordat je op Zoom kon inloggen via je Facebookaccount.

Zoom heeft op 29 maart 2020 haar privacy statement aangepast.

Zoom is heel duidelijk:

  • zij verkopen geen data van hun gebruikers. Wel delen zij persoonsgegevens met Google Analytics en Google Ads, maar alleen als je hun website bezoekt en hier toestemming geeft voor de advertentiecookies.
  • Zoom is gestopt met het delen van data met Facebook.
  • Zoom is Privacy Shield- en SOC2 type II-gecertificeerd. Dit geldt als een goede privacystandaard voor een Amerikaanse dienstverlener.

Met deze recente wijzigingen lijken de GDPR-zorgen mee te vallen.

Zoom zou wel nog te traag zijn bij het opsporen van lekken in de beveiliging. Dit zou toegang bieden voor hackers die bijvoorbeeld toegang tot je webcam kunnen verkrijgen. Dit wordt verder onderzocht.

  1. Welke invloed heb je zelf op de privacyvriendelijkheid van Zoom?

De meeste privacyzorgen met betrekking tot Zoom gaan echter over de mogelijkheden die je als gebruiker zelf hebt om de modaliteiten van ZOOM in te stellen.

Hieronder enkele aanbevelingen om ZOOM zo privacyvriendelijk in te stellen.

Die vind je door op je ‘profiel’ te klikken en dan links bij Personal/seetings of Persoonlijk/instellingen de diverse aspecten te bekijken.

Wil je de beveiliging echt goed krijgen

  1. Gebruik dan een betaalde versie van Zoom.
  2. Sluit een verwerkersovereenkomstaf met Zoom.
  3. Als je de mogelijkheden zoals ‘het opnemen van het beeldbelgesprek’, of ‘het opslaan van de chat’ gebruikt, zul je zelf moeten zorgen voor een heldere spelregels hierrond in je organisatie en voor een duidelijke vermelding hiervan in de ‘informed consent’ met de cliënt’
  4. Zorg dat de optie “Require Encryption for 3rd Party Endpoints” aan staat voor een versleuteling van de data.
  5. Als je “Prevent participants from saving chat” instelt, zal niet iedere deelnemer alle chatgesprekken kunnen downloaden.
  6. Zet “Auto saving chats uit”. Als je chats wel wil opslaan voor bijvoorbeeld het uitwerken van de notulen, zul je de deelnemers hiervan op de hoogte moeten brengen en ze de mogelijkheid bieden om dit te weigeren.
  7. Zet “Far end camera control uit”.

Er wordt veel gesproken over Zoom, maar veel van de privacyrisico’s zijn afhankelijk van hoe je zelf met de app omgaat. Dit geldt ook voor andere beeldbeltools.

Daarnaast zien we dat Zoom luistert naar de kritieken die zij de afgelopen weken hebben gekregen en is transparant over hoe zij privacy- en security-problemen aanpakken.

Voor nog concretere info en met dank aan : https://www.frankwatching.com/archive/2020/04/03/zoom-privacy-veilig-videobellen/ op 4.4.2020

  • In welzijnswerk, sociaal werk of geestelijke gezondheidszorg bespreken we met de cliënt vaak veel persoonsgevoelige informatie. Dat doen we dus best met GDPR-veilige beeldbeltools.
  • Maar nood breekt wet … soms is beeldbelcontact hebben belangrijker dan geen contact hebben.
  • Dan zijn gratis beeldbeltools (die vaak minder GDPR-veilig zijn) de enig oplossing.
  • De beste gratis tools zijn …
    • Zoom
    • Jitsi Meet – op voorwaarde dat je de gegevens op je eigen server kan bewaren
  • Zorg er wel voor dat je bij gelijk welke beeldbeltool NIET inlogt via je Facebookaccount – zelfs al biedt de tool je die mogelijkheid !!

OPMERKING: Wetgevers in de US, Canada en UK heffen verbod op van gebruik privacy-onveilige beelbeltools op. In4Care en Tom Van Daele (Thomas More Hogeschool) verwachten dat dat bij ons ook zal gebeuren. Meer info hier

Wil je meer info raadplegen over GDPR en beeldbellen?

Beeldbellen & gegevensbescherming

In deze presentatie komen de aandachtspunten rond GDPR geconcretiseerd naar beeldbellen in hulp en zorg overzichtelijk aan bod.

Een bruikbaar overzicht om met je team te bespreken.

Link

GDPR & Beeldbellen

In deze nota wordt ‘in mensentaal’ de nieuwe Europese privacywetgeving (GDPR – General data protection regulation) toegepast op beeldbellen in welzijn en zorg.

Downloaden

Hoe ga ik professioneel aan de slag met beeldbellen in welzijnswerk, sociaal werk en geestelijke gezondheidszorg?

Deze rubriek valt uiteen in vragen rond ‘beeldbellen organiseren’ en ‘een professioneel beeldbelgesprek voeren’

Beeldbellen organiseren

Je eerste beeldbelafspraak concretiseer je best via een e-mail.

Je hebt immers nogal wat te verduidelijken:

  • Wat is de datum en het uur waarop het beeldbelgesprek gepland is?
  • Wat is de link waarop de cliënt inbelt?
  • (Mogelijks) wat moet de cliënt doen voor hij/zij in de gesprekkamer komt?
  • Als er geen beeldbelcontact is op het afgesproken moment:
    • wie neemt dan met wie contact?
    • op welke manier zal je contact nemen?
  • Wat is de voorziene duurtijd van het beeldbelcontact?
  • Hoe lang zal je als professional wachten als de cliënt niet komt opdagen?
  • Hoe lang moet de cliënt wachten als de hulpverlener niet komt opdagen?
  • Is het gesprek gratis of niet?
  • Krijgt de cliënt nog een reminder kort voor het gesprek?
  • Waarom moet de cliënt een informed consent tekenen en hoe doet hij dat best (zie volgende vraag)
  • Voor je als beroepskracht beeldbelt, spreek je met je cliënt duidelijk af hoe jij met zijn of haar persoonsgevoelige gegevens zal omgaan.
  • Met deze afspraken moet de cliënt ook akkoord zijn. Dàt is de ‘informed consent’.
  • In die ‘informed consent’ met de cliënt verduidelijk je …
    • … met welke beeldbeltool je werkt;
    • … of die beeldbeltool in orde is met pricavyregels of niet;
    • … welke gegevens van een beeldbelgesprek zullen bewaard worden, bijvoorbeeld de e-mailadressen van beide eindgebruikers, het moment waarop je gebeeldbeld hebt, de duurtijd van het gesprek, of het gesprek wordt opgenomen of niet, de bijlages die je met elkaar tijdens het gesprek gedeeld hebt, …
    • … waar die gegevens bewaard worden (op de server van de beeldbeltool of de organisatiewebsite)
    • … wie die gegevens kan inkijken
    • … hoe lang die gegevens bewaard worden
    • … hoe de cliënt kan vragen om die gegevens in te kijken of te laten verwijderen.
  • Deze informed consent’ mag in de bijlage van de e-mail opgenomen zijn.
  • Hoe dan ook moet je aan de cliënt vragen of hij of zij hiermee akkoord is. Dat akkoord mag hij of zij per mail terugsturen.
  • Je hoeft die ‘informed consent’ maar 1 keer te vragen natuurlijk
  • Als je cliënt jonger is dan 13 jaar, moet je ’t akkoord hebben van één van de ouders
  • Pas als je dat akkoord hebt, ben je in orde met de GDPR-regeling – zelfs al gebruik je een onveilige beeldbeltool. Als je beide akkoord bent om die onveilige beeldbeltool te gebruiken is dit voor GDPR OK.

Klik hier voor concrete voorbeelden van een informed consent voor beeldbellen

Klik hier voor een sjabloon voor een informed consent voor beeldbellen

  • Veel professionele beeldbeltools voor welzijnswerk, sociaal werk of geestelijke gezondheidszorg bieden zelf een agenda aan waarin je beeldbelafspraken kan inplannen, bijvoorbeeld Facetalk, Webcamconsult, Mobilea. Vooraf krijgen jij en je cliënt dan ook een reminder om je aan de geplande beeldbelafspraak te herinneren.
  • Via sommige beeldbeltools kan je de beeldbelafspraak automatisch inplannen in je outlookagenda en ook in die van de cliënt (als die ook via Outlook e-mails verzendt en ontvangt). Dat is zo onder andere bij beeldbellen via Microsoft Teams en ZOOM
  • Tenslotte kan je ook je beeldbelafspraken in afsprakensoftware inplannen. Voorbeelden daarvan zijn:
  • Laat gezinsleden weten dat je niet gestoord wil worden (hang bijvoorbeeld een ‘waarschuwing’ of ‘brandend rood fietslampje’ aan de deur)
  • Zorg dat je laptop met stroom verbonden is (in energiezuinige modus verzwakt de beeldkwaliteit)
  • Open je beeldbeltool via de browsers Google Chrome of Mozilla Firefox. Edge en Internet Explorer kunnen voor problemen zorgen.
  • Test met een collega hoe het met de beeldbelverbinding gaat.
  • Sluit programma’s en apparaten die je kunnen afleiden af (bijv. je mailbox)
  • Wees als beroepskracht op tijd op je beeldbelafspraak – betrouwbaarheid is belangrijk.

Sommige cliënten ervaren weerstand tegen online behandelingen. Volgens Ebert et al. (2015) zijn potentiële barrières voor internetinterventies onder meer

  • lage verwachtingen ten aanzien van de effectiviteit ervan,
  • zorgen over de veiligheid van gegevens,
  • ongemak bij het gebruik van dergelijke programma’s,
  • invloed van belangrijke sociale contacten zoals familie en gezondheidswerkers,
  • negatieve houding ten opzichte van het zoeken naar psychologische hulp in het algemeen,
  • weinig ervaring met het internet,
  • hoge angst voor het internet”.

De studie van Ebert toont echter ook aan dat het verstrekken van informatie die deze potentiële barrières voor cliënten in de eerstelijnsgezondheidszorg aanpakt, de acceptatie van internetinterventies verhoogt. 

Het is daarom zeer nuttig om dergelijke potentiële bezorgdheden aan te pakken.

Daarnaast kan het op dit moment ook relevant zijn om enkele corona-specifieke problemen aan te pakken:

  • Is het nog steeds mogelijk om traditionele (real-life) sessies te houden?
  • Als ze overstappen op online sessies, wat zijn hiervan de gevolgen?
  • Wat als jij of de cliënt ziek wordt?
  • Wat moet de cliënt doen wanneer deze een crisis doormaakt?

De weerstand kan mogelijk momenteel ook groter zijn nu de privétijd en -ruimte in veel huishoudens schaars is geworden. Na enige aanpassingstijd kan het dan ook een goed idee om een tweede keer vrijblijvend na te gaan of een cliënt na bijvoorbeeld een week nog steeds geen online consultatie wil. Is dat niet zo, respecteer die wens.

Wanneer een cliënt akkoord gaat met een online consult, stimuleer hem of haar dan om een comfortabele en rustige plek in huis te vinden (en moedig de persoon aan om te proberen om met andere personen in de woning af te spreken dat hij/zij niet gestoord mag worden tijdens het consult).

Bron: Ebert, D.D., Berking, M., Cuijpers, P., Lehr, D., Pörtner, M., & Baumeister H. (2015). Increasing the acceptance of internet-based mental health interventions in primary care patients with depressive symptoms. A randomized controlled trial. Journal of Affective Disorders, 176, 9-17. https://dx.doi.org/10.1016/j.jad.2015.01.056

(Met dank aan de collega’s van VVKP voor dit antwoord)

Een professioneel beeldbelgesprek voeren

  • Open je beeldbelapplicatie via de browsers Chrome of Mozilla Firefox – Edge of Internet Explorer doen het vaak minder goed
  • Zorg voor een sterke internetverbinding (= ga dicht genoeg bij je router of routeversterker zitten)
  • Haperen tijdens videobellen beeld en geluid teveel … telefoneer dan je cliënt, zet je geluid uit en laat je beeld wel doorlopen
  • Vraag of de cliënt de beeldbellink geopend heeft via Chrome of Mozilla Firefox als browser.
  • Vraag de cliënt om te checken of zijn/haar geluid aan staat + luid genoeg (of te luid) staat.
  • Zorg dat je na je beeldbelgesprek altijd iets over je camera plakt om hackers buiten de virtuele deur te houden.
  • Zet tijdens het beeldbellen de notificaties van andere applicaties uit. Dit is zowel vanuit praktisch als privacy-oogpunt goed om te doen. Meldingen van nieuwe e-mails of Whatsapp-berichten kunnen in sommige gevallen zelfs gelden als een datalek als je je scherm hebt gedeeld.
  • Zorg voor voldoende licht in de ruimte waar je zit zodat je goed zichtbaar bent
  • Vermijd tegenlicht (bijv. een raam achter jou)
  • Je beeldbelt als professional … zorg dan ook voor een verzorgde look en een actieve zithouding
  • Een headset ziet er ‘call-center’-achtig uit … gebruik die enkel als je een echo opmerkt of als er meerdere mensen in de ruimte zijn
  • Soms zit er iets vertraging op de lijn … hou hiermee rekening als je praat
  • Haperen tijdens videobellen beeld en geluid teveel … telefoneer dan je cliënt, zet je geluid uit en laat je beeld wel doorlopen
  • Zorg voor een rustige omgeving (muziek op de achtergrond, spelende kinderen in de kamer ernaast, blaffende honden … het zorgt voor onnodige afleiding)
  • Zorg voor een rustige achtergrond (je boekenrek is rijk gevuld – je familiefoto’s zijn mooi maar ze zorgen voor onnodige afleiding)
  • Kies bewust of je alleen met je hoofd of met je bovenlichaam in beeld wil
  • Stel je erop in dat het bij een eerste beeldbelcontact met een cliënt even zoeken kan zijn om de verbinding tot stand te brengen en de techniek goed te krijgen. Dat is OK. En niet alles is vooraf te voorkomen.
  • Blijf zelf flexibel, creatief en rustig.
  • Cliënten hebben er begrip voor en ontspannen daardoor ook.
  • Volgende technische elementen kunnen helpen:
    • Vraag of de cliënt de beeldbellink geopend heeft via Chrome of Mozilla Firefox als browser.
    • Vraag de cliënt om te checken of zijn/haar geluid aan staat + luid genoeg (of te luid) staat.
  • Vraag of de cliënt ooit al gebeeldbeld heeft. En vertel iets over je eigen (beperkte) ervaring. Geef aan dat het in ’t begin wat wennen is … maar stap zo snel mogelijk over op hoe je een gesprek normaal zou beginnen.
  • Kom op ’t eind van het gesprek nog even terug op hoe dit beeldbelgesprek aanvoelde.
  • Maak bij het begin van het gesprek afspraken (zeker als je met meerderen beeldbelt) om door elkaar praten te vermijden

De eerste aandacht gaat tijdens een beeldbelgesprek naar een vlot functionerend gesprek zonder technische haperingen.

Maar via vele (professionele) beeldbeltoepassingen kan je meer. Bijvoorbeeld:

  • Chatten tijdens het gesprek (waardoor je bijvoorbeeld links kan doorgeven)
  • Documenten delen
  • Het scherm delen (waardoor je bijvoorbeeld samen een tekst, een onlinedagboek of een filmpje kan bekijken)
  • Via een whiteboard kan je je cliënt iets laten tekenen of uitdrukken

Hierbij een inspirerende blog met tools voor online werken met kinderen en jongeren (gebruik google translate)

  • Valkuil 1: te weinig regie nemen

De regie lígt al bij de cliënt: die bepaalt in welke ruimte hij gaat zitten, wie er al dan niet meekijkt, wanneer hij het gesprek wil stopzetten … juist in deze situatie moet je als hulpverlener het gesprek en de oefeningen stevig in handen houden.

  • Valkuil 2: er teveel vanuit gaan dat beeldbellen op een face-to-face gesprek lijkt

Je ziet en hoort elkaar wel … maar slechts deels. Vraag je cliënt gerust om (een deel van het gesprek) wat verder van het scherm te gaan zitten en doe dat zelf ook. Zo kan je meer non-verbale signalen kan sturen en ontvangen. Bevraag ook uitdrukkelijker wat je ‘vermoedt’ te zien of te horen.

  • Valkuil 3: teveel blijven vergelijken met face-to-face

Natuurlijk zou het een meerwaarde kunnen zijn om in de dezelfde ruimte het gesprek te kunnen voeren. Dat is nu niet zo. Door te vaak die vergelijking te maken tijdens het gesprek, creëer je een negatieve sfeer.

  • Valkuil 4: de voor- en nadelen van beeldbellen niet doorgronden

Beeldbellen heeft iets eigens – net zoals alle communicatiekanalen heeft beeldbellen eigen spelregels. Maak vooraf goede afspraken en hou er tijdens het beeldbellen rekening mee … zomaar beeldbellen is niet professioneel. Voor die spelregels bekijk je best andere veelgestelde vragen.

  • Valkuil 5: Te weinig aandacht hebben voor de motivatie van de cliënt

Omdat professioneel beeldbellen nieuw is, focussen we vaak te sterk op de inhoud. We verliezen dan ‘proces’ en ‘motivatie’ uit het oog. Cliënten motiveren, bevestigen, … is meer dan ooit belangrijk om de nabijheid dankzij de afstand te realiseren. Ook checken of de cliënt verder kan, wat hij/zij zal doen met dit gesprek … het verdient nog explicieter aandacht dan in face-to-facegesprekken.

  • Valkuil 6: Beeldbellen te vrijblijvend inzetten

‘Effe beeldbellen’ om te checken hoe het gaat … vaak wordt beeldbellen vrijblijvender ingezet. Dat kan. Maar als het als begeleidingsgesprek bedoeld is, dan moet je het ook zo aanpakken: duidelijk een doel in het gesprek bepalen. Daar systematisch naar toe werken. Je niet laten afleiden door binnenkomende mails. Bij thuiswerk zorgen dat je ongestoord dat begeleidingsgesprek kan voeren.

  • Valkuil 7: Zonder gespreksmethodiek aan de slag gaan

Net zoals een face-to-face begeleidingsgesprek vergt een beeldbelgesprek een systematische en doelgerichte aanpak. Al je professionele gespreksvaardigheden zal je moeten en kunnen benutten.

Gooi die niet overboord nu je niet fysiek bij je cliënt aanwezig bent.

Met dank aan Frank Schalken

De huidige evidentie suggereert dat beeldbellen effectief is voor diagnose, assessment en therapie bij verschillende bevolkingsgroepen (d.w.z. kinderen, volwassenen, geriatrische cliënten, etnische groepen), verschillende psychische stoornissen en meerdere zorgsettings. De bevindingen suggereren ook dat de effectiviteit van beeldbellen vergelijkbaar is met face-to-face zorg.

Wij raden niet aan om alleen online te behandelen met cliënten in acute crisissituaties. In vele andere gevallen kan beeldbellen een opties zijn.  Je zal echter op basis van jouw klinische oordeel moeten beslissen of alleen online, offline of blended werken het beste is voor jouw specifieke cliënt. Het toepassen van de coronamaatregelen zijn natuurlijk een extra stimulans voor online consultaties. In geval van twijfel raden wij aan om de casus met een collega te bespreken.

Voor meer info en referenties: VVKP – online consultaties – veelgestelde vragen

Kinderen kunnen nog niet goed ‘vasthouden’ wat er zich buiten hun gezichtsveld afspeelt.

Daarom is het van groot belang actief en zichtbaar in contact te blijven met kinderen als je hen een periode niet face-to-face kan zien.

Behoud waar mogelijk de regelmaat (zelfde dag, zelfde uur) om te beeldbellen op momenten dat een face-to-face-gesprek voorzien was.

  • Gebruik in een videogesprek de combinatie van beeldende, speelse en verbale taal.
  • Bevestig in een online gesprek dat je nog weet dat het kind graag speelt (en wat zijn geliefde speelgoed is) of tekent.
  • Betrek de handpoppen, playmobielpiraat of aap die je in face-to-face-sessies gebruikt ook in het videogesprek
  • Gebruik je face-to-face liedjes of lees je een verhaal voor? Doe dat dan ook in een videogesprek.
  • Raad- en taalspelletjes, wie-is-wie, galgje, … kan je perfect in een videogesprek spelen.
  • Gebruik een white board om te tekenen.
  • Stimuleer de jongere om een deurhanger te maken om aan te geven dat hij even tijd voor zichzelf wil of een therapeutisch gesprek voert
  • Stimuleer de jongere om oortjes te gebruiken zodat niemand anders kan meeluisteren

Met dank aan het psychodynamische kinderteam Praxis P – KU Leuven

 

Deze nota’s bevatten ook inhoudelijke aandachtspunten gericht op geestelijke gezondheidszorg

Wil je meer info raadplegen over professioneel beeldbellen?

Beeldbellen in zorg en welzijn  – aanzet tot systematisch en doelgericht videochatten

In deze presentatie vind je overzichtelijk de belangrijkste aandachtspunten en uitdagingen bij professioneel beeldbellen in zorg en welzijn. Zeker bruikbaar om met je team te overlopen.

Link

Professioneel beeldbellen in welzijnswerk, sociaal werk en geestelijke gezondheidszorg

Deze brochure bevat een geactualiseerd kader en do’s en don’ts en inspirerende vragen in verband met professioneel beeldbellen in welzijnswerk, sociaal werk en geestelijke gezondheidszorg.

Downloaden

Informed consent voor beeldbellen in welzijnswerk, sociaal werk en geestelijke gezondheidszorg

Als je wil beeldbellen in welzijnswerk, sociaal werk of geestelijke gezondheidszorg, dan heb je het akkoord nodig van je cliënt.

Klik hier voor concrete voorbeelden van een informed consent voor beeldbellen

Klik hier voor een sjabloon voor een informed consent voor beeldbellen

Klik hier voor een sjabloon voor een informed consent voor beeldbellen in groepssessies

Klik voor een voorbeeld van informed consent voor beeldbellen van de Broeders van Liefde

3. getuigenissen

Zorgnet-Icuro – hulpverleners uit GGZ getuigen

7 hulpverleners uit de ambulante GGZ getuigen over hun veerkracht om hun zorgaanbod aan te passen aan de coronacrisis.

Link

Zorgnet-Icuro – cliënten uit GGZ getuigen

4 cliënten getuigen over online gesprekservaringen met medewerkers van een CGG of psychosociaal revalidatiecentrum. Veerkracht in coronacrisis …

Link

"Telementale gezondheid in de vorm van interactieve videoconferenties is een cruciaal hulpmiddel geworden bij het verlenen van geestelijke gezondheidszorg. Het heeft aangetoond dat het de toegang tot en de kwaliteit van de zorg kan verbeteren, en in sommige situaties om dit effectiever te doen dan de face-to-face behandeling."

met dank aan ...

… Zorgnet-Icuro

… Philippe Bocklandt (Arteveldehogeschool)

en Herwig Claeys (CGG online) –  Stijn Custers, Davy Nijs en  Lotte Ovaere (UC Leuven-Limburg) – Sarah De Coninck en Elise Pattyn (Arteveldehogeschool) die deze expertise konden ontwikkelen in het project SIMBA -Succesvol IMplementeren van Beeldbellen in Ambulante hulp en zorg