Op internet gaat alles sneller. We klikken snel weg, we lezen kortere stukjes, video’s mogen niet te lang duren en we verwachten vooral snelle reactie. Misschien heb je jezelf er al op betrapt dat je een mail stuurt en even nadien eigenlijk al een antwoord verwacht?

Daarom is het belangrijk om je antwoordtermijn zo kort mogelijk te houden. ‘Zo snel mogelijk’ wil niet zeggen ‘onmiddellijk’, dat is  voor de meeste organisaties binnen zorg en welzijn onmogelijk. Dit zal een termijn zijn die in het midden ligt tussen wat wenselijk is voor je doelgroep en wat haalbaar is voor jou als organisatie.

Bepaal dus wat mogelijk is en communiceer dit duidelijk en transparant.

Als iemand weet dat hij/zij binnen de twee werkdagen een antwoord mag verwachten op een verzonden e-mail, dan geeft dit meer rust dan wanneer dit niet benoemd wordt en de verwachting van een onmiddellijke respons (en misschien bijhorende teleurstelling) er sowieso is.

Het medium dat je gebruikt speelt ook een rol bij het bepalen van je antwoordtermijn.

  • Bij e-mailhulpverlening is het aanvaardbaar dat je antwoord een paar (werk)dagen op zich laat wachten.
  • Op social media is ‘een paar dagen’ een eeuwigheid. Ook daar is het belangrijk om goede afspraken te maken, te zorgen voor frequente opvolging en duidelijke communicatie.
  • Als je beschikbaar wil zijn via instant messaging apps zoals Signal, dan is het evident dat je, tijdens je bereikbare momenten, heel snel reageert.