Online communiceren in welzijnswerk, sociaal werk en geestelijke gezondheidszorg

beslishulp voor organisaties, beroepskrachten en stagiairs in coronacrisistijden

versie 1 april 2020

In crisistijden is snelle en duidelijke besluitvorming nodig. Nu face-to-facecontacten beperkt of verboden zijn, vormt online communiceren een alternatief voor welzijnswerk, sociaal werk en geestelijke gezondheidszorg.

De sense of urgency is groot. De uitdaging blijft om professioneel te blijven werken. Deze beslishulp helpt je te kiezen om snel de juiste online communicatietools in te zetten.

1. Hoe stimuleer je online contact tussen individu en omgeving?

Voorbeelden:

  • contacten met bewoners van woon-zorgcentra
  • contacten tussen patiënten in ziekenhuizen die geen bezoek mogen ontvangen.

Deze gebruiksvriendelijke tools kan je overwegen:

voor geschreven contact:

voor videocontact:

  • Filmpje opnemen en verzenden via e-mail of social media
  • Facebook Messenger
  • Facetime (op iPhones van Apple)
  • Hangouts-Google – als je een google-account hebt
  • Microsoft Teams – gemakkelijk chatten, beeldbellen en bestanden delen combineren
  • Slack
  • Signal (op Androidtoestellen, iPhones en pc)
  • Skype – wellicht de bekendste – extra voordeel = typechat. Nadeel = account aanmaken
  • WhatsApp – enkel via je gsm, niet via computer.
  • Whereby – gemakkelijk videobellen = je moet op je smartphone geen app downloaden!
  • Zoom – gratis en vlot (beperking tot 40 minuten als je met meerderen zoomt wordt in coronacrisis opgeheven)
  • Jitsimeet

 

voor auditief contact:

  • Telefoon
  • Bellen of spraakopnamebericht via berichten op smartphone of WhatsApp
  • Skype zonder beeld

voor stilstaande beelden:

Een filmpje met een boodschap of een instructie opnemen en verzenden via Youtube, Vimeo, e-mail en chat-tools:

Online matchen van hulpvraag en (vrijwillig) aanbod:

2. Hoe communiceer je als beroepskracht online met je cliënt?

Als je als hulpverlener of zorgverstrekker online communiceert, staat volgende vraag centraal:

‘Zal het online communiceren privacy-gevoelige gegevens bevatten?’

In deze context wordt vaak verwezen naar de GDPR, de geüpdate privacy-wet. Communicatietools kunnen conform deze wet werken of niet (of het is niet gekend).

Onlinehulp-Vlaanderen

2.1. Online communiceren als hulpverlener/zorgverstrekker zonder privacygevoelige info

Wat kan het doel zijn van die communicatie?

  • algemene info delen
  • een afspraak met een cliënt maken of verplaatsen
  • een herinnering sturen aan een cliënt

… kortom: online communiceren waarbij geen privacygevoelige gegevens worden uitgewisseld.

Gebruik dan alle tools die we hierboven opsomden.

Gebruik je social media (bijvoorbeeld Facebook)?

Communiceer dan vanuit een beroepsprofiel en niet vanuit je privéprofiel.

En uiteraard denk je na over de inhoud van je posts, want ook tijdens #corona blijven we mediawijs.

2.2. Online communiceren als hulpverlener/zorgverstrekker met privacygevoelige info

Zodra in online communicatie privacygevoelige info wordt uitgewisseld, zet je in welzijn en zorg veilige onlinetools in.

pricavyveilig e-mailen

Wil je persoonlijke info van en over cliënten veilig via e-mail versturen?

Mail die info via een versleutelde pdf in bijlage verzenden.

Hoe maak je een versleutelde pdf?

Sla je word-document op als een pdf. Bij de opties klik je aan: ‘document met een wachtwoord versleutelen’. Je cliënt kan die pdf dan enkel openen als hij/zij ook het wachtwoord kent.

Dit wachtwoord stuur je dus niet mee in de e-mail met het document.

privacyveilig chatten

(Anoniem) chatten vanuit een beveiligde chatomgeving kan enkel let een professionele chattool. In Vlaanderen werken welzijnsorganisaties die beveiligde chathulp aanbieden met één van de volgende chattools:

Registreer je voor het e-learningpakket over professioneel chatten in welzijn en zorg

Kan je zelf geen chataanbod realiseren, verwijs dan naar ander chathulpaanbod. Dat is al een sterke vorm van dienstverlening! Vele chathulplijnen hebben hun aanbod uitgebreid in deze coronacrisistijd.

Lees meer over het uitbreidende chathulpaanbod van 17 hulplijnen.

privacyveilig beeldbellen

beeldbeltools die mogelijk beschikbaar zijn in je online samenwerkingsplatforms:

  • Microsoft teams – op voorwaarde dat je de GDPR goed hebt bekeken en bijkomende licenties hebt aangevraagd
  • G-suite van Google – als je als organisatie de nodige licenties hebt aangevraagd kan je veilig Handouts gebruiken

professionele beeldbeltools voor bedrijven en organisaties:

  • Jitsimeet – bruikbaar en veilig op voorwaarde dat je ’t op je eigen server installeert waardoor je zelf beheer hebt op je data
  • Licom – wordt reeds gebruikt door enkele organisaties die personen met een beperking ondersteunen
  • Vectera – Belgische start-up die beeldbellen aanbiedt … nu aangevuld met een afsprakenplanner
  • Whereby – Gebruiksvriendelijke tool uit Noorwegen. Niet specifiek afgestemd op de zorg. Gratis of betalend voor een professionele account. 
  • Zoom (gratis of betalend) – voor individuele of groepsgesprekken. Deze Zoom is ‘GDPR-compliant’ maar niet ‘healthcare compliant’ – Zoom for Healthcare is dat wel (maar is betalend en duurder) –

    Let er op dat je niet op ZOOM inlogt via Facebook **

    ** Zoom is één van de populairste beeldbeltools … de kritiek op hun GDPR zwelt aan. Intussen is die ‘Facebooklink’ verwijderd.

professionele beeldbeltools specifiek voor welzijnswerk, sociaal werk of (geestelijke) gezondheidszorg:

  • Advelox– focus op medische zorg – gratis eerstkomende 6 maanden.  
  • Facetalk – betalend maar gratis testaccount – voor gesprekken enkel op afspraak
  • Kara Connect – laagdrempelig systeem op maat van zorgprofessionals, afkomstig uit IJsland
  • Mobilea – rond beeldbellen is een ruimer online zorgsysteem beschikbaar
  • Praatbox– gratis – specifiek voor ouderenzorg
  • Therapieland zorgt voor een nieuwe beeldbelaanbod binnen hun online-aanbod voor geestelijke gezondheidszorg
  • Webcamconsult (gratis proefaccount) – voor gesprekken op afspraak en met open beeldbeluur

Wil je snel op weg met veilig beeldbellen met cliënten ?

Registreer je op SIMBA – alles over Succesvol Implementeren van Beeldbellen in Ambulante hulp en zorg. Hier vind je onder andere een vergelijkend overzicht van professionele beeldbeltools en een uitgebreide beslishulp welke beeldbeltool je best kiest.

Digitale zorgplatformen (voor thuiszorg en ouderenzorg)

  • Quli: een digitaal zorgplatform 
  • Familienet: voor communicatie tussen voorziening, bewoners en familie. nu gratis voor 4 maanden
  • 25-8: zorgtelefoon met beeld voor contact met naasten in woonzorgcentra

Andere veilige online communicatietools

Vanzelfsprekend zijn er nog andere veilige online communicatietools met cliënten mogelijk: chatbots, (begeleide of gemodereerde) fora, … Zulke tools ontwikkelen kan je echter niet van vandaag of morgen. Ze vergen een langetermijnplanning.

3. Hoe communiceer je online met groepen?

Vanuit sociaal werk en welzijnswerk werken we ook met groepen en gemeenschappen. Hoe bereik je hen online?

Enkele verzamelsites:

4. Nog meer inspiratie?

Nog meer concrete inspiratie vind je onder andere bij:

5. Meer support nodig?

Heb je een concrete vraag over het inzetten van onlinetools voor het communiceren met individuen of hun context ?

Stuur dan je concrete vraag (met de nodige info over de organisatiecontext van waaruit je de vraag stelt) per mail naar …             

philippe.bocklandt@arteveldehs.be (Netwerk Onlinehulp Vlaanderen)

olaf@steunpuntgg.be (Olaf Mindermann van Steunpunt Geestelijke Gezondheid)

sandra.beelen@samvzw.be (SAM – steunpunt Mens en Salenleving)

Je zal dan zo snel mogelijk en zeker binnen de drie werkdagen een antwoord verwachten.

Je kan deze beslishulp voor het online communiceren in welzijn en zorg in coronacrisistijd downloaden.

Download